概要
Front AgentをOutlookカレンダーと連携させることで、カレンダーに登録されたWeb会議に対し、Front Agentのボットが自動で入室する設定を行うことができます。
スケジュールに連動した自動入室は、Zoom / Google Meet / Microsoft TeamsのURLに対応しています。
Outlookと連携する
Outlookと連携するには、ボット入室予定ページに移動し、「Outlookカレンダーと連携」の「サインイン」ボタンを押してください。
その後、連携させたいMicrosoftのアカウントでサインインのプロセスを進めてください。
連携が完了すると、Outlookカレンダーの予定が表示されるようになります。
Outlookの連携を解除する場合は「Outlook連携解除」ボタンを押してください。再度連携する場合、上記の手順を繰り返してください。
Outlookカレンダーで会議URL設定し、ボットを自動入室させる
Front Agentに連携後、Outlookカレンダーで予定を立てます。
ボットが入室する設定方法は2つあります。
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- 予定上でWeb会議URLを発行する（Web会議を主催する）
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- 予定の「場所」欄にWeb会議URLを入れる（外部のWeb会議に参加する）
Outlookカレンダーに予定を登録後、Front Agentのボット入室予定ページで予定が反映されない場合、Front Agentのボット入室予定ページに再度アクセスをしてください。
１．予定上でWeb会議URLを発行する
予定作成時、Web会議URLを発行すると、その会議にボットが入室します。
２．予定の場所欄にWeb会議URLを入れる
Outlookの場所欄にWEB会議URL（Zoom / Google Meet / Microsoft Teams）を貼り付けてください。
３．予定の補足欄に顧客情報を入力する
予定の補足欄に以下の形式で記載すると、顧客が自動登録できます。
ゲスト会社名：サンプル株式会社
ゲスト氏名：サンプル太郎
ゲストメールアドレス：sample@sample.jp
無料の予定調整ツール「Timerex」で日程調整すると、会議URLの発行と顧客の登録が全て自動化できます。
ボットの自動入室の設定
OutlookでWeb会議の設定がされたら、ボット入室予定ページの一覧に「ボット自動参加」という自動入室のON/OFFを設定するボタンが表示されます。
もし対象の会議にボットを入室させない場合はOFFにしてください。
ボットは予定時刻になったら自動入室し、その会議のチャット欄にアシストURLをコメントしますが、もしそのアシストURLが分からない・見られない場合は、対象予定の「アシストページリンク」のアイコンをクリックしてください。
自動入室の会社名と顧客名
Front Agentが自動入室した場合、会社名と顧客名は「スケジュール顧客_年月日_時間」として参加します。
アシスト画面で正しい会社名・顧客名に変更して頂くか、会議が終了してレポート保存も終わった後に、議事録ページの顧客リストから正しい会社名・顧客名に変更してください。
また、Front Agentのスケジュールページから会議開催前に対象予定の顧客名・トークスクリプトを設定することで、ボット入室時にこれらの設定が反映されます。
Web会議が上手く録画できない時
ボット入退出履歴ページで、ボットの起動状況が確認できます。
なぜ記録ができなかったか、ご確認ください。
Web会議ボットの動作履歴・ログ